Vnitřní oznamovací systém - Whistleblowing

Společnost VYSOČINA AUTO GROUP a.s., IČO: 26026627, se sídlem Rozkoš 145, 396 01 Humpolec, sp. zn. B 2430 vedená u Krajského soudu v Českých Budějovicích (dále jen „Společnost“) zavedla v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23.10.2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“) vnitřní oznamovací systém, který slouží k podání oznámení o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít v souvislosti s naší Společností.

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. Systém je technicky i organizačně nastaven takovým způsobem, aby nemohlo dojít k odhalení identity oznamovatele. S obsahem oznámení a totožností oznamovatele má právo seznámit se výhradně jen příslušná osoba, viz níže, která je vázána mlčenlivostí a je povinna zachovávat důvěrnost obsahu podání v průběhu prošetření podnětu i po skončení svého pracovního poměru. Oznamovatel je rovněž chráněn před odvetnými opatřeními.

OZNÁMENÍ

Oznámením se rozumí oznámení fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Společnosti jako osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které má níže uvedené znaky .

Oznámení musí minimálně obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, ledaže je totožnost oznamovatele příslušné osobě k přijímání oznámení a posuzování jejich důvodnosti, známa. Dále obsahuje informace o možném protiprávním jednání, jak je uvedeno výše. Současně je účelné sdělit telefon či email, jehož prostřednictvím s Vámi bude příslušná osoba komunikovat.

JAKÉ JEDNÁNÍ JE MOŽNÉ NAHLÁSIT

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti lze podat oznámení, jež obsahuje informace o možném protiprávním jednání, které má a) znaky trestného činu, nebo b) znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, či c) porušuje Zákon o ochraně oznamovatelů, anebo d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,

daně z příjmů právnických osob,

předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,

ochrany spotřebitele,

souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,

bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,

ochrany životního prostředí,

bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,

radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,

hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,

ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,

ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,

ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo

fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

KDO MŮŽE OZNÁMENÍ PODAT

Oznamovatelem může být každá fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala pro Společnost práci nebo jinou obdobnou činnost a která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností pro Společnost dozvěděla o protiprávním jednání.

Může jít tedy např. o zaměstnance, který pro Společnost vykonává práci v pracovním poměru anebo na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce; bývalého zaměstnance Společnosti, uchazeče o zaměstnání u Společnosti; OSVČ, stážista, osoba, která buď přímo anebo nepřímo vykonává či vykonávala pro společnost externí dodavatelskou činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění, atd.

Není tedy důležité, zda oznamovatel výše zmíněnou práci nebo obdobnou činnost v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či zda ji vykonával v minulosti, anebo se o danou práci či obdobnou činnost pouze ucházel a v rámci tohoto procesu se o možném protiprávním jednání dozvěděl.

Práce nebo jiná obdobná činnost je vymezená v § 2 odst. 3 a 4 Zákona o ochraně oznamovatelů.

ZPŮSOBY PODÁNÍ OZNÁMENÍ A PŘÍSLUŠNÁ OSOBA

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému mají oznamovatelé možnost svá oznámení podávat písemně, ústně a po dohodě též osobně. Oznámení se podávají příslušné osobě.

Oznámení o možném protiprávním jednání lze podávat kterékoli z příslušných osob prostřednictvím těchto oznamovacích kanálů:

Písemné oznámení:

elektronicky na emailovou adresu: oznameni@woodforest.cz
písemně v listinné podobě v zalepené obálce a s označením „VÝHRADNĚ K RUKÁM p. Pavly Jirků /nebo/ p. Jany Tejkalové“ na adresu Hrnčíře 2, 584 01 Ledeč nad Sázavou

Ústní oznámení:

telefonicky na tel. číslo +420 731439581 p. Pavla Jirků a na tel. číslo
+420 731439580 p. Jana Tejkalová (z rozhovoru se pořizuje písemný záznam)
osobně po předchozí telefonické nebo emailové domluvě s příslušnou osobou (oznámení bude přijato osobně v přiměřené lhůtě, nejpozději však do 14 dnů)

Příslušnou osobou pro přijímání oznámení a k plnění dalších úkolů podle Zákona o ochraně oznamovatelů jsou ve Společnosti určeny dvě příslušné osoby:

p. Pavla Jirků
tel.č.: +420 731439581
p. Jana Tejkalová:
tel.č.: +420 731439580

Kontaktní adresa: Hrnčíře 2, 584 01 Ledeč nad Sázavou
Emailová adresa: oznameni@woodforest.cz

O ústním podání se pořizuje písemný záznam, který zachycuje obsah oznámení. Oznamovatel má právo se k záznamu vyjádřit, a pokud tak učiní, připojí příslušná osoba toto vyjádření k záznamu. Jestliže se oznamovatel rozhodne podat oznámení písemně může zaslat oznámení na výše uvedenou emailovou adresu, kde se s oznámením mohou seznámit obě příslušné osoby, obdobné platí i o tel. spojení.

Pokud by oznámení směřovalo vůči osobě některé z příslušných osob nebo není z jakéhokoliv jiného důvodu vhodné, aby se s ním některá z příslušných osob seznámila, pak je potřeba oznámení podat u druhé příslušné osoby (písemně poštou, telefonicky). Tím se předejde situaci, kdy by se s tímto oznámením mohla seznámit osoba, proti níž je oznámení učiněno.

VYLOUČENÍ OZNÁMENÍ

Společnost nevylučuje přijímání oznámení od osob, které pro naši Společnost nevykonávají či nevykonávaly práci nebo jinou obdobnou činnost podle ustanovení
§ 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona o ochraně oznamovatelů. Společnost tedy přijímá oznámení od jiných osob než od vlastních zaměstnanců, praktikantů/stážistů, dobrovolníků.

V rámci vnitřního oznamovacího systému Společnosti se příslušná osoba bude zabývat a řádně prošetří oznámení, které tyto údaje postrádá (anonymní oznámení), nicméně nikoliv v režimu Zákona. Ochrana proti odvetnému opatření bude v takovém případě oznamovateli zajištěna, jakmile vyjde jeho totožnost najevo. V oznámení nicméně musí být uvedena alespoň informace o protiprávním jednání.

VĚDOMĚ NEPRAVDIVÉ OZNÁMENÍ

Oznamovatel musí mít oprávněné důvody se domnívat, že jím oznámené informace o možném protiprávním jednání jsou v době oznámení pravdivé.

V případě zjištění, že došlo k podání vědomě nepravdivého oznámení, nenáleží oznamovateli ochrana před odvetnými opatřeními a oznamovatel je vedle toho rovněž odpovědný za přestupek vědomě nepravdivého oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů. Za tento přestupek lze uložit pokutu do 50.000 Kč. Zároveň za podání nepravdivého oznámení můžete být odpovědný i podle jiných právních předpisů.

MOŽNOSTI VYUŽITÍ DALŠÍCH KANÁLŮ PRO OZNÁMENÍ O PROTIPRÁVNÍM JEDNÁNÍ:

Oznamovatel má možnost podat oznámení také prostřednictvím externího (vnějšího) oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti ČR, na adrese https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Další podrobnosti ohledně podávání a vyřizování oznámení podaných prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti ČR jsou k dispozici na: https://oznamovatel.justice.cz/informace-pro-oznamovatele/.

POSTUP PO PODÁNÍ OZNÁMENÍ

Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, a to do 7 dní ode dne přijetí oznámení (ledaže oznamovatel výslovně požádal, aby nebyl vyrozumíván nebo by vyrozuměním došlo k prozrazení identity oznamovatele).

Do 30 dnů ode dne přijetí oznámení musí příslušná osoba posoudit důvodnost oznámení a o jeho výsledku oznamovatele vyrozumět. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.

Je-li oznámení shledáno jako důvodné, příslušná osoba zaměstnavateli navrhne opatření k předejití a nápravě protiprávního stavu. O přijatém opatření písemně vyrozumí oznamovatele.

Pokud příslušná osoba dospěje k závěru, že nejde o oznámení podle Zákona na ochranu oznamovatelů, bez zbytečného odkladu o tom oznamovatele písemně vyrozumí.

Informace o zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a podáváním oznámení a další bližší informace naleznete ve vnitřním předpisu naší Společnosti ZDE

Zákon o ochraně oznamovatelů najdete ve Sbírce zákonů.